Si tu as déjà participé à une carrera de vélos de montagne (VTT), tu t'es sûrement concentré sur le parcours, les adversaires et l'amélioration de tes temps. Cependant, il est probable que tu n'aies pas prêté attention à la quantité de détails que les organisateurs ont planifiés des mois à l'avance. Sans ce travail minutieux, de nombreuses compétitions auraient de sérieuses difficultés à voir le jour. En fait, certains participants pourraient décider de ne pas revenir et l'épreuve disparaîtrait du calendrier.
Organiser une compétition de VTT n'est pas une tâche facile. Cela demande bien plus que de tracer un parcours attrayant : du choix de la bonne date à la gestion de la couverture sanitaire, en passant par la demande des autorisations nécessaires. Cet effort est comparable à celui requis pour organiser des événements de vélos de route, où la logistique est également essentielle pour garantir la sécurité et la satisfaction de tous les participants.
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Aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur certaines tâches qui ne sont pas si évidentes, mais qui sont indispensables pour que tout roule parfaitement.
1. Tout le monde ne peut pas faire la même chose
Combien de personnes participent à l'organisation de la carrera ? Et tout le monde sait-il ce qu'il doit faire ? Délimiter les fonctions que chaque membre du comité organisateur d'un événement de ce type doit remplir est fondamental pour éviter les conflits et tirer le meilleur parti des compétences de chacun. La répartition des tâches doit se faire en fonction de l'expérience de chaque personne dans l'organisation de courses de ce type, de sa disponibilité ou, dans le cas des responsables de la recherche de sponsors, de leur connaissance des entreprises à contacter. Se mettre d'accord sur cette distribution des tâches évitera que certains s'immiscent dans le travail des autres et de nombreux malentendus.
2. N'organise pas une épreuve dont personne ne parle
Que ta carrera de VTT apparaisse dans le plus grand nombre de médias et ait une présence sur Internet dépend, en grande partie, de toi. Fais connaître l'événement suffisamment à l'avance pour promouvoir les inscriptions et convaincre les sponsors de miser sur ton carrera. Tu devrais établir une liste de médias (presse, radio et télévisions locales, régionales ou nationales), de sites spécialisés et de forums de cyclisme. Rédige un communiqué de presse et envoie-le-leur. Il est également positif de convoquer une conférence de presse quelques jours à l'avance. Prépare la diffusion des résultats, que tu peux envoyer à la même liste de médias, sites et forums le jour même de la compétition. Même s'il y a de nombreuses catégories, vérifie qu'elles sont lisibles et faciles à comprendre. Tes sponsors apprécieront énormément que leur engagement pour ton événement ait des retombées.
3. Le biker est au centre de l’expérience
Il ne sert à rien de choisir la bonne date, de sélectionner un lieu unique et de préparer le tracé parfait pour la compétition si le participant n’est pas satisfait de la carrera. Dans un calendrier où il est rare qu’un week-end ne célèbre pas une carrera, la différence entre une compétition bien notée et une autre qui passe inaperçue peut se jouer sur les détails.
Assure-toi que les participants disposent de vestiaires suffisamment spacieux et propres, qu’ils ont de l’espace pour s’occuper de leur vélo ou qu’il y ait un endroit où leurs proches et amis puissent suivre au moins une partie de la compétition dans un lieu confortable. Un bon exemple d’un aspect auquel les participants prêtent beaucoup plus d’attention qu’on ne le pense est le sac du coureur. Veille à ce qu’il soit généreux et complet (tes sponsors pourront t’aider en offrant un cadeau ou un produit d’échantillon).
4. Fais attention à l’hébergement
De plus en plus d’amateurs de cyclisme, surtout des passionnés, parcourent des centaines de kilomètres pour participer à une carrera VTT car ils la considèrent comme une escapade sportive à laquelle, parfois, toute la famille se joint. Pour leur faciliter la vie, mets-toi à leur place et pense aux besoins d’hébergement que cela peut supposer. Tu peux contacter les hôtels et auberges de la région, leur présenter ta carrera et négocier des réductions et des tarifs spéciaux pour les inscrits et leurs familles. D’autre part, garde à l’esprit que de nombreux bikers viendront en voiture, il faudra donc prévoir des espaces où ils pourront stationner leurs véhicules le jour de l’épreuve.
L'équipe Tuvalum
